Esclarecimentos de pontos sensíveis na tramitação dos processos eletrônicos
A abertura, tramitação e acompanhamento de processos completamente por via digital já é uma realidade plena na UFBA. A partir de hoje, 08/05/2023, o modelo do Processo Eletrônico Nacional (PEN) é único na Universidade, o que traz benefícios como sustentabilidade ambiental, eficiência, rapidez, transparência, menor probabilidade de erro e mais possibilidade de acesso.
Nesse primeiro momento de adaptação à mudança, mediante a incorporação da mais recente tabela de Códigos de Classificação de Documentos (CONARQ – versão 2020) ao Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contrato (SIPAC), é necessário que todos que lidam com processos tenham muita atenção e cuidado, pois requer a observação de procedimentos operacionais atualizados que estão disponibilizados, no Manual de Procedimentos, no site da SUPAD/UFBA.
Diante do surgimento de pontos sensíveis que precisam de mais esclarecimentos e possíveis ajustes, elencamos, abaixo, alguns itens mais frequentes sobre dúvidas que estão surgindo:
DÚVIDAS COMUNS - FAQ
1.Qual área foi afetada com alteração dos códigos CONARQ?
Apenas os usuários que tramitam processo na área administrativa. A exemplo de processo de: compras, pagamentos, orçamento, tombamento e de pessoal.
2. Os processos da área acadêmica serão afetados?
Não! A nova tabela CONARQ não se aplica aos processos acadêmicos, portanto, a reclassificação não será necessária e os usuários continuarão tramitando com os códigos habituais.
3. Onde tenho acesso aos novos códigos?
Nos links abaixo e no site da SUPAD é possível verificar a aplicação dos novos códigos e suas respectivas equivalências com os códigos anteriores.
Existem duas tabelas para auxiliar o usuário e os procedimentos operacionais:
- Tabela com a descrição detalhadas dos códigos e suas respectivas aplicações;
- Tabela de equivalência Códigos Antigos X Códigos Novos;
- Procedimentos Operacionais
4. Preciso classificar todos os processos ativos na unidade?
5. É possível reclassificar os códigos todos de uma vez?
Não. Os processos devem ser reclassificados um por um. Caso a unidade tenha muitos processos, poderá fazer a reclassificação de forma gradual até concluir todos os processos ativos.
6. O que ocorre se não reclassificar um processo ativo?
8. Eventuais dificuldades e dúvidas devem ser encaminhadas para qual setor?
- Dúvidas sobre aplicação do código CONARQ: arquivogeral@ufba.br
- Instabilidade ou mensagem de erro no SIPAC: helpdesk@ufba.br
- Problemas de acesso à nova tabela CONARQ, procedimentos operacionais ou informações gerais: desenvolvimento@ufba.br
